Politique de confidentialité

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite Loi Informatique et Libertés, et aux dispositions du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 sur les données personnelles, la société Vitogaz France accorde, en qualité de Responsable de Traitement, une attention particulière à la protection des données personnelles qui lui sont transmises, que ce soit concernant :

• ses Clients ;
• les prospects ;
• toute personne qui souhaite effectuer une demande de CEE et renseigne ses coordonnées en ligne pour dépôt d’un dossier
• préalable à la réalisation de travaux ;
• les candidats dans le cadre de notre processus de recrutement.

Ainsi, la présente politique de confidentialité a vocation à vous expliquer de manière transparente :

• quelles sont les données personnelles collectées ;
• pourquoi nous collectons vos données ;
• la durée de conservation de vos données ;
• qui a accès à vos données ;
• quelles sont les mesures de sécurité mises en place ;
• quels sont vos droits et comment les exercer.

Quelles sont les données personnelles collectées ?

Les Données à Caractère Personnel que nous collectons et traitons sont :

• vos nom et prénom(s) ;
• vos adresses postales et courriels ;
• votre adresse de livraison et ses coordonnées GPS ;
• vos date et lieu de naissance ;
• vos numéros de téléphone fixe et/ou mobile ;
• vos coordonnées bancaires.

Vous pouvez être amenés à nous communiquer tout ou partie de ces informations suivant que vous êtes Client ou non auprès de notre société et dans la mesure où les données personnelles collectées n’auront pas la même finalité. Dans tous les cas, nous nous engageons à collecter uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Il vous est par ailleurs précisé que les appels téléphoniques émis ou reçus par Vitogaz France sont susceptibles d’être enregistrés. En cas d’appel émis auprès de Vitogaz France, vous serez spécialement informés de cette possibilité d’enregistrement dès le début de votre appel par un message vocal. Nous avons par ailleurs pris soin d’informer nos clients/prospects de l’existence de cette possibilité d’enregistrement aux termes du formulaire de contact accessible sur notre site internet. Enfin, vous avez la possibilité de vous opposer à l’enregistrement d’une conversation en le signalant à votre interlocuteur.

Pourquoi nous collectons vos données ?

• En cas de souscription d’un contrat VITOGAZ, des données personnelles sont requises pour la gestion du contrat du Client et de ses suites (traitement des commandes, livraisons en gaz, le cas échéant entretien et maintenance du réservoir, facturation, gestion des réclamations éventuelles,…). La fourniture de ces données à caractère personnel est indispensable à la conclusion et à l’exécution du contrat. A défaut de communication de ces données, nous ne serions pas en mesure de vous fournir les services demandés. Nous pouvons également être amenés à vous adresser des e-mails (si vous avez choisi de communiquer votre adresse) ou des courriers pour vous aider dans la gestion de votre contrat au quotidien (ex : info livraison,…).
• Si vous n’êtes pas Client VITOGAZ, nous pouvons collecter vos données si vous réalisez une demande de renseignement via le formulaire dédié accessible sur le site internet www.vitogaz.com. Dans ce cadre, nous avons besoin de collecter un certain nombre de données personnelles pour répondre au mieux aux questions que vous nous posez. Vous êtes alors amenés à renseigner les informations strictement nécessaires au traitement de votre demande (nom, prénom, adresses (postale et courriel) et numéro de téléphone). Ces informations obligatoires sont identifiées sur notre site par un astérisque. En l’absence de tels renseignements, votre demande pourrait ne pas être traitée ou être traitée tardivement. Lorsque nous collectons des données à caractère personnel par le biais de tiers (ex : apporteurs d’affaires), nous nous assurons auprès de ces derniers que vous avez donné votre consentement et que vous êtes informés de nos engagements et de vos droits.
• Dans le cadre de la réglementation sur les Certificats d’Economies d’Energie (CEE), nous pouvons être amenés à collecter vos données si vous souhaitez réaliser une demande d’éco prime en remplissant le formulaire dédié sur notre site internet. Vous êtes alors amenés à renseigner les informations strictement nécessaires au traitement de votre demande (nom, prénom, adresses (postale et courriel) et numéro de téléphone) afin que Vitogaz France puisse vous recontacter, étudier avec vous l’éligibilité de vos travaux au dispositif des Certificats d’Economies d’Energie et éventuellement constituer un dossier à présenter aux services de l’État.
• Dans le cadre d’un processus de Ressources Humaines, si vous êtes amené à déposer votre CV via notre site internet pour répondre à une annonce d’emploi ou effectuer une candidature spontanée.

Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Nous conservons vos données pendant la durée nécessaire à l’atteinte des objectifs fixés ci-avant.

Lorsqu’il existe un contrat de fourniture VITOGAZ, les données personnelles du Client ainsi transmises, sont conservées par Vitogaz France et ses sous-traitants) pour une durée maximale de 5 années suivant la date de la fin de la relation commerciale.

En l’absence de contrat VITOGAZ, pour les prospects, les données personnelles seront conservées par Vitogaz France pendant 2 années suivant le dernier contact avec Vitogaz France (formulaire de contact par exemple) ou, le cas échéant, immédiatement détruites après deux sollicitations successives sans réponse.

Les conversations téléphoniques enregistrées sont conservées pour une durée de six mois.

S’agissant des demandes d’éco-primes, les données transmises via le formulaire dédié sont conservées pour six ans.

Concernant les réponses aux offres d’emploi ou candidatures spontanées effectuées via le site internet vitogaz.com, les données personnelles ainsi collectées sont détruites immédiatement après le recrutement sur le poste concerné ou, le cas échéant, conservées pour une durée maximum d’une année dans le vivier de Vitogaz France si le candidat donne son accord.

Qui a accès à vos données ?

Si vous avez souscrit un contrat VITOGAZ, nous pourrons transmettre vos données à des prestataires de service sélectionnés par nos soins pour assurer la livraison de produit et/ou intervenir sur le réservoir de gaz propane. Ces données pourront également être transmises à une société tierce spécialisée dans la gestion des appels téléphoniques à laquelle pourrait avoir recours notre société pour réceptionner les appels Clients.

Nous vous précisons que lorsque nous faisons appel à des sous-traitants, nous nous assurons que ces derniers mettent en place les mesures de sécurité et les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin que les données personnelles qui leur sont confiées soient protégées. En outre, seules les données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission leur sont communiquées conformément à la loi applicable.

Nous ne vendons pas à des tiers les données à caractère Personnel vous concernant et ne transférons pas vos données en dehors de l’Espace Économique Européen.

En revanche, vos données seront conservées exclusivement et confidentiellement par Vitogaz France tant que vous n’êtes pas client, que vous soyez prospect ou que vous ayez transmis vos données dans le cadre d’un processus de Ressources Humaines.

Pour le cas spécifique des demandes de CEE, les données à Caractère Personnel collectées seront communiquées :

• au prestataire de services sélectionné par Vitogaz France pour l’optimisation des dossiers de demande de CEE (lequel fourni un logiciel à Vitogaz France pour la constitution des dossiers),
• à l’autorité publique en charge des CEE afin d’obtenir une décision de délivrance.
• Elles peuvent éventuellement, après avoir obtenu le consentement préalable du demandeur, être communiquées aux Partenaires de Vitogaz France spécialisés dans l’efficacité énergétique afin de conseiller le demandeur d’aide financière sur des économies d’énergie potentielle.

Quelles sont les mesures de sécurité mises en place ?

Nous nous engageons à assurer la protection de vos données à caractère personnel dès leur communication.

Nous mettons en œuvre des moyens techniques et organisationnels adaptés au degré de sensibilité de vos données à caractère personnel. Nous les protégeons contre toute intrusion malveillante, perte, altération ou divulgation à des tiers ou personnes non habilitées et nous assurons qu’il en est de même pour les données transmises à nos tiers sous-traitants.

Nous traitons exclusivement avec des tiers respectueux de la vie privée et limitons leur accès aux seules données nécessaires à l’exercice de leurs missions. Les échanges d’informations sont réalisés au travers de protocoles sécurisés. Afin d’assurer un haut niveau de sécurisation de vos données, nos sous-traitants sont soumis à des mesures de contrôle et d’audit.

En toute hypothèse, en cas de violation de données à caractère personnel vous concernant, nous notifions la violation à la CNIL dans les meilleurs délais, et si possible 72 heures au plus tard après en avoir eu connaissance. Lorsqu’une telle violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informons de ladite violation dans les meilleurs délais.

Nous sommes particulièrement vigilants sur la protection de vos données bancaires et sécurisons les échanges lors des transactions et actes de paiement.

Nos collaborateurs sont sensibilisés au traitement des données à caractère personnel mises à leur disposition dans le cadre de leurs missions et sont tenus au respect des règles internes élaborées par Vitogaz France en conformité avec les règlementations européennes et nationales applicables.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée, et aux dispositions du Règlement Européen sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, vous bénéficiez d’un droit d’accès, d’opposition, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant et vous pouvez également solliciter une limitation du traitement de vos données personnelles ou vous opposer à leur traitement. Vous jouissez aussi d’un droit à la portabilité des données personnelles vous concernant.

Vous pouvez demander à bénéficier des droits ci-dessus rappelés, par courrier en justifiant de votre identité, adressé au Centre de Service à la Clientèle de la société Vitogaz France, à l’adresse suivante : VITOGAZ FRANCE – Centre de Service à la Clientèle – Tour LANDSCAPE – 92045 La Défense Cedex.

Vous avez enfin la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) en France.